Pengadaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

PENGANTAR

Rumah Sakit adalah suatu instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Saat ini, Rumah Sakit belum menerapkan dan memanfaatkan keberadaan teknologi informasi terintegrasi guna mendukung aktifitas kerja sehari-hari, sehingga sebagian besar aktifitas operasional pelayanan kesehatan masih dilakukan secara manual, baik aktifitas manajemen pelayanan kesehatan maupun aktifitas manajemen akuntansi keuangan.

Seiring dengan perjalanan kegiatan operasional Rumah Sakit, dijumpai banyak sekali kendala yang menimbulkan permasalahan yang mengganggu aktifitas sehari-hari. Karena sebagian aktifitas masih dilakukan secara manual, otomatis mempersulit dan memperlambat petugas Rumah Sakit untuk melayani pasien, baik yang ingin berobat, rawat inap, rawat jalan, instalasai gawat darurat, instalasi bedah, rekam medis, dan layanan-layanan lainnya yang diperuntukkan untuk masyarakat.

Masalah lain yang kerap timbul dan mengganggu dalam proses pelayanan adalah waktu tunggu pasien yang lama. Pada saat pendaftaran, pasien harus menunggu petugas pendaftaran melengkapi data pendaftaran. Setelah selesai pendaftaran pasien juga harus menunggu sampai petugas rekam medis mengambil dan mengantarkan arsip pasien ke ruang periksa yang dituju. Di ruang periksa, pasien masih harus menunggu giliran diperiksa. Semakin banyak pasien yang harus ditangani, semakin lama waktu tunggu pasien untuk mendapatkan pelayanan. Selesai menjalani rawat inap/jalan, pasien harus menunggu petugas kasir menyelesaikan tagihan perawatan. Makin lama periode perawatan dan makin banyak jenis pelayanan medis yang dijalani, waktu yang dibutuhkan oleh kasir untuk menyelesaikan tagihan dan memeriksa semua biaya yang dibebankan akan semakin lama. Tidak hanya memperlama waktu tunggu pelayanan namun juga timbul kecenderungan akan terjadinya kesalahan akan semakin tinggi jika sistem penagihan tidak terintegrasi dengan baik. Pada akhirnya rangkaian kejadian ini akan menurunkan citra pelayanan rumah sakit dan meningkatkan biaya operasional. 

Saat membuat resep, pada kebanyakan kasus dokter tidak memiliki informasi terkini tentang ketersediaan obat di unit farmasi. Ketika obat yang diresepkan tidak tersedia petugas farmasi harus memberikan informasi dan memintakan resep obat pengganti terlebih dahulu kepada dokter. Dalam kasus lain, obat yang tidak tersedia akan langsung digantikan dengan obat yang ada di unit farmasi. Kedua kasus di atas tidak hanya memperlama waktu pelayanan, kondisi tersebut juga dapat menyebabkan tidak terkendalinya pemakaian stok obat. Terlebih lagi hal ini dikaitkan dengan kondisi dimana permintaan obat di rumah sakit datang secara bersamaan dari berbagai titik pelayanan perawatan.

Secara internal terkadang pula timbu ungkapan ketidakpuasan atas pembagian jasa medis dokter yang diakibatkan oleh proses rekapitulasi yang memakan waktu lama dan/atau data yang kurang akurat. Hal ini tentunya dapat menurunkan tingkat kepercayaan dan saling curiga yang berbuntut pada penurunan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, kami sebagai tim pengembang Sistem Informasi menawarkan solusi untuk mengatasi berbagai masalah yang disebutkan di atas. Solusi tersebut berupa Sistem Informasi Rumah Sakit atau disingkat SIRS. Sistem ini dikembangkan dengan harapan dapat membantu dalam proses pengadministrasian aktifitas operasional Rumah Sakit dan pendokumentasian transaksi keuangannya. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data Rumah Sakit. 

RUANG LINGKUP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT (SIM-RS)

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) adalah sebuah software Rumah Sakit dengan modul lengkap dan terintegrasi yang berjalan pada sistem Windows Client Server dan Multi User. Aplikasi ini dilengkapi dengan banyak laporan baik yang bersifat detail, rekap, analisa dan grafikal guna memudahkan level staff dan management Rumah Sakit untuk mempermudah pekerjaan dan mempermudah mengambil keputusan. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) juga mendukung aplikasi Short Message Service (SMS) jika dibutuhkan.

Daftar Menu/ Modul-Modul yang terdapat di dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS):

Modul Master

1.1.  Setup Parameter;

1.2.  Referensi Tingkat Pendidikan;

1.3.  Referensi Metode Pembayaran;

1.4.  Referensi Penjamin;

1.5.  Referensi Tindakan Laboratorium;

1.6.  Referensi Data Pegawai;

1.7.  Referensi Data Pasien;

1.8.  Referensi Satuan;

1.9.  Referensi Master Logistik Rumah Sakit (Obat-Obatan, Perlengkapan dan Peralatan);

1.10. Referensi Detail Obat;

1.11. Referensi Detail Perlengkapan;

1.12. Referensi Detail Peralatan;

1.13. Referensi Detail Logistik Operasional Ruangan;

1.14. Daftar Stok Logistik Ruangan;

1.15. Referensi Ruangan;

1.16. Referensi Tindakan Medis;

1.17. Referensi Rincian Pemeriksaan Laboratorium;

1.18. Referensi Nutrisi;

1.19. User Login;

Modul Mutasi Barang

2.1. Gudang Pembelian;

2.1.1. Pembelian Barang;

2.1.2. Retur Barang Gudang;

2.2. Gudang Farmasi;

2.2.1. Pembelian Barang;

2.2.2. Retur Barang Farmasi;

2.3. Mutasi Logistik Gudang Pembelian – Gudang Farmasi;

2.4. Retur Logistik Gudang Farmasi –Gudang Pembelian;

2.5. Mutasi Logistik Gudang Pembelian – Ruangan;

2.6. Retur Logistik Ruangan – Gudang Pembelian;

2.7. Mutasi Logistik Gudang Farmasi – Farmasi;

2.8. Retur Logistik Farmasi – Gudang Farmasi;

2.9. Penggunaan Logistik Ruangan Operasional Ruangan;

2.10.Permintaan Logistik Ke Gudang Pembelian;

2.11.Permintaan Logistik Ke Gudang Farmasi;

Modul Rawat Inap

3.1. Registrasi Pasien Rawat Inap;

3.2. Pelayanan Ruangan Pasien Rawat Inap;

3.3. Pelayanan Resep Pasien Rawat Inap;

3.4. Retur Resep Pasien Rawat Inap;

Modul Rawat Jalan

4.1. Registrasi Pasien Rawat Jalan;

4.2. Pelayanan Resep Pasien Rawat Jalan;

Modul Penunjang Medis

5.1. Laboratorium;

5.2. Radiologi;

5.3. Fisiotherapi;

5.4. Echocardiologi dan Treadmill;

5.5. Pelayanan ECG/ EKG/ EEG;

5.6. Pelayanan Hemodialisa;

5.7. Konsultasi Gizi;

5.8. Pelayanan Diagnostik dan ERCP;

5.9. Pelayanan BKIA;

5.10.Penggunaan Alat dan Kamar Operasi/ ICU;

5.11.Pemakaian Kamar Bersalin;

Modul IGD, Poliklinik dan Praktek Dokter

6.1. Instalasi Gawat Darurat (IGD);

6.2. Poliklinik;

6.2.1. Poliklinik Umum;

6.2.2. Poliklinik Mata;

6.2.3. Poliklinik THT;

6.2.4. Poliklinik Kebidanan;

6.2.5. Poliklinik Bedah;

6.2.6. Poliklinik Gizi;

6.2.7. Poliklinik Akupuntur;

6.2.8. Poliklinik Penyakit Dalam;

6.2.9. Poliklinik Gigi dan Mulut;

6.2.10. Poliklinik Penyakit Syaraf;

6.2.11. Poliklinik Psikiatri;

6.2.12. Poliklinik Kulit dan Kelamin;

6.2.13. Poliklinik Anak;

6.2.14. Poliklinik Geriatri Terpadu;

6.2.15. Poliklinik Urologi;

6.2.16. Poliklinik Jantung;

6.3. Praktek Dokter;

Modul Kasir

7.1. Kasir Rawat Inap;

7.1.1. Deposit Rawat Inap;

7.1.2. Pembayaran Rawat Inap;

7.1.3. Cetak Ulang Faktur dan Kwitansi;

7.2. Kasir Rawat jalan;

7.2.1. Pembayaran Rawat jalan;

7.2.2. Cetak Ulang Faktur dan Kwitansi;

7.3. Pembayaran Gaji Pegawai;

7.4. Pembayaran Honor Dokter;

KEBUTUHAN SOFTWARE

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) dapat berjalan pada sistem operasi Windows baik Windows 2000/XP atau versi terbaru untuk clientnya dan untuk servernya menggunakan Windows Server 2000 atau yang lebih tinggi. Sedangkan untuk database menggunakan SQL Server 2005.

KEBUTUHAN HARDWARE

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) berjalan dengan sistem multiuser dengan spesifikasi perangkat keras sebagai berikut:

1. Komputer Server menggunakan arsitektur Intel dengan branded bebas (HP/ACER/DELL) atau sekelasnya dengan harddisk SCSI dan minimal RAM 1GB;
2. Komputer client/ workstation minimal P3 dengan RAM minimal 256;
3. Jaringan dengan Hub Switch 10/100 MBps atau dengan Wireless;

IMPLEMENTASI

Guna mempercepat proses implementasi dari investasi suatu software, kami melakukan Implementasi yang meliputi:

• Tahap I : Project Initiation;

Kick Of Meeting;
Sosialisasi Project dan Team agar tercipta kerja sama yang sinergi antara pihak Rumah Sakit dan pihak vendor/ kami. Dalam Meeting ini, akan disosialisasikan scope Project dan aturan-aturan main yang disepakati dalam Proses Implementasi. 

Project Scheduling;
Penentuan schedule Implementasi

• Tahap II : Business Process Assesment, Mapping & Documentation;

Overview Training;
Guna memperlancar proses survey atas Business Process di Rumah Sakit, kami memberikan training software secara Overall, agar Key User memiliki ide bagaimana HIS mampu meng-adaptasi Business Process yang berjalan. 

Survey atas Business Process yang berjalan di Rumah Sakit, detail hingga kepada voucher dan Reports yang diharapkan; 

Set-Up System Configuration and Master Data;
Sesuai dengan data yang kami peroleh dan survey yang telah dilakukan atas Business Process Customer, kami melakukan Set-Up Configuration dan Master Data (Data Pasien, Supplier, Customer dan item barang/ Logistik). 

Business Process Documentation;
Current Business Process (As Is) dan Designed Business Process (To Be) kami dokumentasikan sebagai salah satu pedoman Implementasi.

• Tahap III : Training Preparation;

Static & Dinamic Data Aquirement;
Pengumpulan data master dan saldo awal yang akan digunakan sebagai bahan training. 

Software Instalation & Configuration Installation;
Proses instalasi software dan konfigurasi yang telah disepakati pada tahap II. 

Manual Book Preparation;
Untuk menunjang keberhasilan training & implementasi, kami akan mempersiapkan manual book yang dapat digunakan sebagai panduan saat training berlangsung.

• Tahap IV : Data Migration;

User Training;
Training akan dimulai dengan bagaimana menambah data master hingga lengkap, melakukan transaksi harian dan melihat laporan. 

Supervision;
Sesuai dengan schedule yang telah disepakati, kami akan melakukan supervise atas data yang telah di-input oleh key user, untuk memastikan kebenarannya secara teknis. 

Post Live Support;
Kami terus memberikan support atas software Hospital Integrates System (HIS) bagi Rumah Sakit selama 1 (Satu) Tahun terhitung mulai tanggal instalasi. Support dapat berupa trouble-shooting atas masalah yang ditemukan, application update (release terbaru). Support yang diberikan dapat berupa support melalui telephone, e-mail, fax maupun datang ke customer site.

SUPPORT DAN KERJA SAMA

Bentuk support untuk SIM-RS antara lain adalah:

1. Support by call;
2. Support by e-mail;
3. Support kunjungan ke client untuk melakukan pengecekan aplikasi dan backup database;
4. Support pelatihan atau training.

Untuk model kerja sama dapat dibicarakan pada saat negosiasi.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Silahkan download lampiran-lampiran aplikasi SIM-RS -Link

Bagi pembaca yang berminat silahkan email ke agarainternasional.net@gmail.com